Comment réussir son coworking ?

Suite à notre premier article sur les avantages du coworking, abordons ensemble les aspects plus pratiques de ces espaces de travail. Pour rappel, le coworking est en pleine ascension depuis quelques années, boosté entre autres par la montée du télétravail. Les participants du Forum Suisse Résidents et Frontaliers ont beaucoup échangé sur ce sujet.

Comment choisir le type d’espace qui vous conviendra ? Quel matériel apporter avec soi ? Nous commencerons par vous présenter les différents types d’espaces de travail, puis nous vous donnerons quelques conseils pratiques pour répondre à ces questions.

Sommaire :

• Les différents types d’espace de coworking
• Nos conseils pratiques pour le coworking
• FAQ coworking
• Notre dossier : Télétravail suisse

 

Les différents types d’espace de coworking

Les espaces pro-corporate

Pour convenir à toutes les préférences, il existe plusieurs types d’espace de coworking. Nous évoquerons premièrement les espaces que nous appelons “pro-corporate”, aux design lisses et épurés.

En guise d’exemple, nous avons testé l’espace de travail « Spaces » de Bâle. Situé à deux pas de la gare, au 21ème étage d’une tour avec une splendide vue sur la ville. L’espace est aéré et lumineux et les locaux sont grands.

La cafétéria attire tout l’immeuble, sur fond d’une musique qui ne dérange pas. L’entreprise propose plusieurs options, des box ou des bureaux privés sont donc à disposition. Spaces est également présent à Genève, Berne, Lausanne, Fribourg et Zurich.

Propriété du groupe International de location et de domiciliation Regus, y entrer vous transporte à Singapour, Londres ou New-York. Le personnel est souriant, aimable, plein d’une bienveillance commerciale qui semble nous venir d’outre-atlantique.

 

Espace associatif

De nombreuses associations de quartiers proposent des espaces de coworking à côté d’une cafétéria ou d’un lieu de vente ou d’échange d’objets d’occasion. Souvent, l’offre consiste en une place dans un espace partagé. Nous n’avons pas testé ces lieux. Ils semblent davantage cibler les occupants occasionnels, plutôt que les utilisateurs récurrents.

Toutefois, à quelques kilomètres de Porrentruy, à Courgenay, nous avons trouvé @mac. Un lieu hybride sur plusieurs étages qui conjugue à la fois une activité associative forte et la location d’espace de travail. Par exemple, la confection de paniers du cœur, un apprentissage de techniques de reconditionnement, des travaux manuels pour les enfants.

Ces espaces que nous appelons associatifs s’inscrivent dans une démarche intéressante. En effet, ils conjuguent lieu de travail avec activité caritative ou même occupations pratiques dans le cas où la personne qui souhaite utiliser ces espaces de coworking aurait des enfants. Il s’agit d’une bonne option si on ne cherche pas un environnement de travail classique et que l’on aime se rendre utile.

 

Espace pro-friends

À Genève nous utilisons un espace ouvert, un mix local entre lieu de restauration et lieu de travail dans un espace partagé qui propose aussi la location de bureaux fermés et la domiciliation. Une grande salle de réunion est aussi proposée.

Le lieu de coworking des Voisins est un espace dans lequel on se sent presque comme à la maison. Les bureaux proposés sont plus colorés, l’ambiance plus chaleureuse mais l’entreprise continue de proposer les services de coworking classiques.

Il peut s’agir d’une bonne option si on ne cherche pas un espace trop formel pour travailler. Les utilisateurs de ce type d’espace bénéficieront d’une atmosphère plus détendue mais tout de même propice au travail, avec des offres qui permettent également de s’isoler dans des box insonorisées si nécessaire.

 

Espace thématique

Il nous semble également important de parler des espaces thématiques. C’est-à-dire, des espaces de coworking qui se spécialisent dans un autre domaine que celui de la localisation d’espaces de travail.

Par exemple, en offrant les services d’une garderie accolée à l’espace de coworking. Ou bien des services de support pour la recherche d’emploi.

En soi, ce type d’espaces de coworking s’adresse surtout à un type de clientèle spécifique qui recherche un service en particulier qui justifierait son investissement dans un abonnement pour un espace de coworking.

Cette option ne convient donc pas à tout le monde mais bien à des personnes qui cherchent à ajouter une véritable plus value à l’utilisation d’un espace de coworking, en cumulant les services offerts.

 

Espace mixte

A Coworking Neuchâtel, l’accent est mis sur la possibilité de faire collaborer plusieurs types de professionnels sans qu’ils ne fassent partie du même milieu.

Les indépendants sont donc particulièrement concernés par ce type d’offres qui leur propose domiciliation et partage d’un même espace de travail.

Ici aussi, les services proposés allient bureaux privés et espaces de travail en groupe, bien que l’accent soit mis sur la collaboration. Pas d’offre de cafétéria ici mais un coin cuisine mis à la disposition par tous les occupants de l’espace, ce qui donne encore une fois une sensation de convivialité.

 

Points clés sur les types d’espace de coworking

Types d'espaces	Exemples	Fourchettes de prix
Espaces pro-corporate	Spaces, présent à Genève, Bâle, Berne, Lausanne et bien d'autres endroits encore.	Entre 355 CHF par mois pour accéder à l'espace de coworking et 1005 CHF par mois pour avoir son propre bureau.
Espaces associatifs	@Mac à Courgenay, la Muse Bouge à Genève.	Entre 150 CHF par mois pour accéder à l'espace de coworking et 370 CHF par mois pour avoir son propre bureau.
Espaces pro-friends	Les Voisins à Genève.	À partir de 8 CHF par heure, location de bureau sur devis.
Espaces thématiques	The Village à Lausanne.	Coworking à la carte possible à partir de 30CHF par jour, espace privé à partir de 250CHF par mois.
Espaces mixtes	Coworking Neuchâtel, Impact Hub à Lausanne.	Bureaux disponibles à la journée entre 35 et 40CHF.

 

Nos conseils pratiques pour le coworking

Nos conseils sur la localisation

• Ne pas se précipiter pour choisir, faire des essais de lieux de coworking, d’offre. Il est nécessaire de prendre ce temps pour choisir un endroit qui convienne véritablement.
• La distance de la maison et la praticité de transport sont déterminantes pour la décision.
• Si vous vous déplacez en voiture, vérifiez les possibilités et les prix des parkings à proximité.
• Dans un même local, testez différentes places de travail, d’orientation, de vue, d’éclairage, de feng shui, etc. Un site de Coworking coûte plus cher qu’une table ou un bureau chez soi. Il doit donc apporter un vrai plus en terme de confort de travail, d’ergonomie de poste.

 

Nos conseils financiers

• Il existe des offres commerciales diverses et variées, n’hésitez pas à les comparer en les testant d’abord sur une courte durée, même si c’est plus cher. Par exemple, vous pouvez louer un bureau privé (qui sera plus cher) ou travailler dans un open office (qui sera donc moins cher).

La clef de la décision étant : êtes vous en contact téléphonique avec la clientèle ? Êtes-vous tout le temps en communication avec votre équipe ? Si ces circonstances sont occasionnelles et que vos réunions sont planifiées dans la semaine, vous pouvez choisir l’open office et réserver le home office lorsque vous avez besoin d’être isolé.

• Selon le contexte, il ne faut pas hésiter à demander une participation de votre employeur. Selon la réglementation suisse, l’employeur qui permet le télétravail donne un avantage à son employé. C’est à l’employé de décider s’il télétravaille depuis chez lui ou sur un site de coworking. La participation aux frais par l’employeur n’est donc pas automatique. Néanmoins, le sujet peut être abordé lors de l’entretien d’embauche. Si l’employeur réduit la surface de ses locaux, alors il est logique qu’il participe.
• Pour les transports, pensez à un abonnement. Le plus souvent, l’abonnement mensuel ou annuel est moins cher que le prix des billets individuels.

 

Nos conseils matériels

• Venir muni de bouchons d’oreille, ou d’un casque audio muni d’un réducteur de bruit. Sur un open space, un importun peut entamer une séance téléphonique qui dure 2 heures… ne soyez pas dérangé longtemps.
• Si vous avez l’habitude d’utiliser de grands écrans ou même plusieurs écrans, le coworking ne vous limite pas au seul écran de votre ordinateur portable. Il existe une gamme d’écrans portables qui est conçue pour s’ajouter à votre ordinateur portable. Elle peut vous permettre de jongler avec deux écrans.
• Pour les transports, pensez à un abonnement. Le plus souvent, l’abonnement mensuel ou annuel est moins cher que le prix des billets individuels.
• L’équipement est à optimiser. Comme les amateurs de randonnées qui veillent à mettre dans leur sac à dos les ustensiles les moins volumineux et lourds, n’hésitez pas à choisir les outils qui vous accompagneront au mieux. Moins volumineux pour le transport, plus utiles sur votre poste de travail.

Nous avons par exemple trouvé intérêt à une souris qui fonctionne sur tous supports afin de ne pas être embêté par un tapis de souris. Il y a aussi une prise multiple pour pouvoir charger en même temps tous vos appareils, ou encore un adaptateur international de prise électrique.

 

Nos conseils sur la confidentialité

Veillez à préserver la confidentialité nécessaire à votre activité. Votre contrat de travail suisse le mentionne… n’échangez pas sans retenue avec les autres participants.

• Un casque et un micro sont des incontournables, vous ne pouvez envisager que les autres utilisateurs du site puissent entendre ce que votre interlocuteur vous dit. Même si vous utilisez les cabines insonorisées souvent présentes sur les sites de coworking, cet accessoire est recommandé.
• Si vous souhaitez utiliser le Wifi proposé par le site, l’utilisation d’un VPN est indispensable. Il protégera la confidentialité de votre connexion. Certains VPN proposent même des services de blocage de publicité, de blocage de traçage…

Nous ne pouvons ici que conseiller l’utilisation de Proton VPN. C’est une réussite Suisse avec une éthique irréprochable. Elle contribue à sécuriser les connexions à internet de journalistes en reportage dans des pays où les autorités pourchassent les avis qui divergent de la ligne officielle. L’utiliser c’est se protéger et contribuer à la protection de la liberté d’opinion dans d’autres pays.

• Pour encore plus de confidentialité, vous pouvez connecter votre natel à votre Desktop par cable USB et partager la Connexion internet de votre téléphone (option de paramètre : “Point d’accès mobile et modem > Modem USB”). Si vous ajoutez l’utilisation permanente d’un VPN sur votre téléphone, vous êtes alors bien protégé.

 

Nos conseils comportement, routine personnelle

Le coworking fonctionne sur un ensemble de règles implicites. Culture anglo-saxonne, respect de l’autre, bienveillance.

• Ne pas faire plus de bruit que ce que l’on est en mesure de supporter dans un espace partagé. Au-delà d’un certain niveau sonore, chaque participant est astreint à élever la voix au-dessus de celle de l’autre… cacophonie assurée.
• Ne pas retirer tout le contenu du sac utilisé pour aller au coworking quand on revient à la maison. Plus on retire d’accessoires, plus on risque d’oublier de les remettre.
• Planifier à l’avance votre présence sur le site de coworking. Cela contribuera à débuter la semaine avec de la visibilité. Ce cadre hebdomadaire va faciliter l’agencement naturel des tâches.
• Lorsque vous avez des réunions planifiées, pensez à réserver en avance les salles de réunion.

 

Nos conseils vie sociale

Parmi les utilisateurs des sites de coworking on trouve de nombreux indépendants qui se sont mis à leur compte après des années d’expérience. On commence à trouver aussi des employés de secteurs très divers qui adoptent des modes de travail hybride (en entreprise, en “home office”, en coworking). L’échange avec ces participants peut être enrichissant.

• Enrichir son réseau dans son secteur d’activité, dans d’autres industries connexes.
• Travailler, rôder son “personal branding”.
• Entraîner sa communication lors des évènements communautaires périodiquement organisés.
• Dégager de nouvelles perspectives professionnelles et personnelles.
• Partager des idées, échanger avec des professionnels d’autres branches qui peuvent apporter un regard différent sur ce que l’on fait.

Attention néanmoins, les sites de coworking ont été identifiés par des commerciaux qui souhaitent les utiliser pour promouvoir leurs services, leurs prestations. Il est intéressant de voir à l’œuvre ce type de démarches, surtout si on n’est pas commercial dans l’âme. Par exemple :

• • Ne pas oublier que le site de coworking a pour objectif premier de nous donner un environnement de travail qui contribue à améliorer notre concentration. Le but n’est donc pas d’être éloigné de sa tâche professionnelle et de ses objectifs journaliers.
  • Si vos échanges avec les autres participants vous amènent à décider de tout changer dans votre vie professionnelle, maintenant, tout de suite… prenez le temps de mûrir, mesurer, évaluer.

 

Tout changer en même temps n’est probablement pas une bonne idée. Si vous êtes salarié, ne proposez pas à votre employeur une prestation d’indépendant, quelques semaines après avoir assisté à une conférence sur l’entreprenariat donnée par un mentor du site. Le succès affiché par des participants peut être décalé par rapport à la réalité.

 

Points clés sur les conseils pratiques du coworking

Localisation	Prenez votre temps. Essayer différents types de formules.	Choisissez un lieu de travail proche de chez vous.	Veillez à ce que votre espace de coworking soit facilement accessible par votre moyen de transport.
Financiers	Commencez avec de petites durées d'abonnement, même si c'est plus cher dans un premier temps.	Il n'est pas nécessaire d'avoir un bureau privé si vous n'êtes pas souvent en communication avec d'autres personnes.	Demander une participation à votre employeur pour financer votre abonnement.
Matériels	Le casque et les bouchons d'oreille sont des indispensables du coworking.	Il vous est possible d'utiliser plusieurs écrans dans un espace de coworking.	N'emportez avec vous que ce qui vous est nécessaire, et évitez de trop souvent déplacer ces objets.
Confidentialité	L'utilisation d'un VPN est très important pour protéger votre connexion.	Vous pouvez utiliser la connexion de votre natel si votre abonnement le permet.	Certains espaces de coworking proposent la location de box insonorisées.
Comportement, routine personnelle	Veiller à ne pas faire trop de bruit	Planifier sa présence sur un site de coworking peut permettre de mieux s'organiser.	Réserver à l'avance vos salles de réunion si nécessaire.
Vie sociale	Profitez en pour communiquer avec les autres travailleurs présents sur votre site, les échanges peuvent être enrichissants.	Veillez toutefois à ne pas vous laisser influencer par des personnes ayant des parcours très différents du votre.	Il est primordial de rester concentré sur ses tâches journalières et de ne pas se laisser distraire.

FAQ coworking

Comment fonctionne un espace de coworking ?

Tous les espaces de coworking ne fonctionnent pas de la même façon, mais ils partagent néanmoins comme point commun de vous offrir un espace de travail qui se veut optimal.
Généralement, ces espaces proposent des offres variées pour convenir à tous les besoins. Ainsi, il est possible de louer un bureau, un box privé mais aussi de s’installer dans une salle où d’autres travailleurs sont présents.
La durée de location de votre espace de travail est elle aussi changeante. Il est souvent possible de louer pour une journée, un mois ou une année, en fonction de vos besoins.

Comment aménager un espace de coworking ?

Si vous souhaitez vous-même aménager un espace de coworking, l’idée qu’il faut garder en tête est sans doute celle de la praticité.
La plupart des espaces de coworking se distinguent dans la forme mais il est toujours nécessaire dans le fond de proposer à ses clients des services d’open space, de location de bureaux privés ou de domiciliation.
Créer une ambiance particulière ou offrir des services spécifiques en plus de ceux du coworking est toutefois une bonne chose pour se démarquer. Tout dépend finalement de la clientèle que vous souhaitez attirer.

Comment choisir un espace de coworking ?

Pour choisir un espace de coworking, nous vous conseillons d’abord d’identifier vos besoins. Que cherchez-vous et pourquoi ? Quelles sont vos priorités ? Dans quel type d’espace vous sentez-vous le mieux pour travailler ?
La seconde étape est d’établir une liste des espaces disponibles proche de la zone dans laquelle vous recherchez et de les tester. Il est sans doute préférable dans un premier temps de choisir des abonnements de courte durée, pour un mois ou une journée, avant de penser à investir davantage.

Combien coûte un espace de coworking ?

Les coûts sont variables et dépendent du type d’espace que vous souhaitez. Certains lieux semblent être plus chers que d’autres, notamment les espaces que nous appelons pro-corporate. Spaces à Genève propose donc des packs allant de 365 CHF par mois pour un accès à leurs locaux à 1005 CHF par mois pour un bureau privé.
Le Village à Lausanne qui propose des services de garderie pour les enfants soumet des offres journalières pour son open space à 30 CHF, 150 CHF pour le mois. Si l’on souhaite un bureau privé, il faudra dépenser 250 CHF par mois. A Coworking Neuchâtel, les prix sont similaires.
Les offres sont donc variées, c’est alors à vous de déterminer combien vous souhaitez investir dans votre espace de travail.

Voilà, avec ces quelques conseils, vous êtes prêts pour commencer à utiliser cette méthode de travail. Nous espérons qu’ils vous seront utiles et nous vous souhaitons une grande réussite dans la réalisation de vos projets professionnels !

 

Notre Dossier : Télétravail suisse